まずは事務所移転の目的を明確にする
事務所の移転を考える時、まずは、目的を明確にすることが大切です。
たとえば、固定費の削減のためなのか、業務効率の向上なのか、業務拡大のためなのか。そもそも移転が本当に必要なのか。
最優先すべき目的を念頭に置けば、移転先の候補や、選択、決定もスムーズになります。
「何のために移転をするのか」
をハッキリさせておきましょう。
事務所移転の大きな流れ
移転することを決めたら、「何をいつまでにするか」というスケジュールを組んでいきましょう。
1、解約予告期間、原状回復条件の確認
真っ先にすべきは現事務所の解約予告期間の確認です。
契約解除の際には、前もってオーナーやビル管理会社に解約予告をすることが義務づけられています。 また、オフィス明け渡しの際には、原状回復の必要があります。
解約予告期間、原状回復の条件と方法について、オーナーやビル管理会社に確認をしておきましょう。
2、移転先の決定と契約
移転先を検討・決定します。
契約条件などをすべてクリアしたら、いよいよ契約です。
同時に移転計画も始めます。
移転希望日をもとに、必要な作業のスケジュールを立てます。
移転には、様々な工事や作業がつきものであるため、詳細なスケジュールを組む必要があります。
3、移転時の手続き庶務を進める。
事務所の移転にはさまざまな手続きや庶務が必要になります。
引っ越しの見積もり、電話回線の移転、インターネットの手続き、取引業者への連絡等々、山ほどあります。
4、新・事務所のプランニングと内装設備工事
新・事務所の内装や照明、設備、レイアウトについての意向を決め、プランを立てます。
そして電気工事、内装工事、電話工事、 LAN工事等の作業は、各専門会社に依頼します。
5、いよいよ引っ越し作業と関係官庁への書類提出
事務所の移転は個人の引っ越しとは違って、情報漏洩問題、重要書類の保管問題など、複雑で面倒な作業です。
しかし、すべてを安全に移転させることが重要です。
事務所の移転に伴い、法務局、税務局など
数か所の関係官庁への届け出が必要になりますので忘れないようにしましょう。
6、旧・事務所の原状回復を行って移転完了！
1～6までの事務所移転のステップは、非常に作業が細かく複雑で、膨大です。
うっかり忘れていたということをなくすためにも、移転担当の責任者は、何をいつまでにするかというスケジュールを細かく立て、
チェックリストを作って進めていくことが大切です。