オフィス移転のお知らせ
レンタルオフィスを新規に借りてオフィス移転をする際には、取引先や顧客にお知らせをする必要があります。
この時の注意点とは何でしょうか。
近年では手書きではなくパソコンなどで作った移転案内のお知らせを、郵送することが多いです。
場所ははっきりと分かるように移転先の住所だけでなく地図も記載しましょう。
文章はかしこまった文体が正式なものとしてはふさわしいです。
取引先、顧客の中にはお祝いのお花などを贈ってくださるかたもいますので、いつから移転するかということも重要です。
また市や県を越えて移転する場合には電話番号などの変更点も記入します。
現在ではメールでのみの案内ということも増えていますが、印刷業者に依頼してハガキなどで郵送することが望ましいです。
ハガキや手紙であれば印象に残りますので、今後のお付き合いがあるのでしたらオススメです。
送付する時期としては受け取る側の立場も考え、遅くとも1ヶ月前までにしましょう。
移転先の詳細を記載
現在ではインターネットにホームページを開設している企業も多いです。
ホームページにオフィス移転のお知らせを掲載する場合には、目に入りやすい位置に表示しましょう。
またメールで連絡をする時には、見落としてしまったり迷惑メールフォルダに入ってしまうこともありますので、ホームページの表記と併用します。
ハガキや封書でのお知らせの場合には拝啓、敬具などを文頭、文末にいれて時候のあいさつも添えるという、きちんとした文章がよいのですが、メールでの連絡の場合にはあまり書式にこだわらずに、最低限のビジネスルールを守った簡潔な文章が好まれます。
レンタルオフィスへ移転する際には、電話回線などの開通の日にちについても良く調べましょう。
引越し当日は作業中だと取引先からの連絡があっても受信できないこともあります。
代わりの連絡先の携帯番号を文章に添えたり、迷惑がかかるかもしれないことを詫びて、今後の取引にも支障がないようにしましょう。